Hace un par de décadas era común encontrar tan solo un canal de ingreso de información para las organizaciones, la ventanilla de correspondencia.

Hoy en día contamos con múltiples canales a través de los cuales las organizaciones, empresas y negocios reciben notificaciones, información, solicitudes, entre otras. Esto supone un reto, que es el de identificar y clasificar correctamente cada email o mensaje para que sea recibido y atendido correctamente.

Es posible automatizar esta tarea en las organizaciones con iZi lo que le permitirá al equipo de trabajo tener un total control y la trazabilidad de toda la correspondencia que ingresa y sale, de esta forma se reducen riesgos y se generan ventajas competitivas, como una mayor eficiencia, reducción de tiempos operativos, mejora del servicio al cliente, mejora de la comunicación con proveedores de insumos y servicios entre otras.

Con iZi puede automatizar la tarea de correspondencia utilizando nuestro módulo preconfigurado o modelando su propio proceso a través de nuestra interfaz de una forma ágil e intuitiva.

iZi le permite:

• Canalizar a través de un solo punto toda la información que ingresa a la organización independiente del canal de comunicación.

• Asignar la información a los responsables de analizarla y si aplica, proyectar las correspondientes respuestas, para que otros responsables validen dichas respuestas asegurando un adecuado control de calidad, por medio de la automatización de un flujo de trabajo como el mostrado en la imagen adjunta.

• Asignar las actividades a diferentes responsables sin perder la trazabilidad mediante un número o código de radiación asignado a toda la correspondencia tanto la presentada de manera física o presencial como aquella presentada de manera digital o telefónica.

• Poder interactuar con quien tiene la necesidad de información garantizando que todas las comunicaciones hagan parte de un expediente virtual asociado con el número de radiación asignado mediante iZi

• Garantizar el cumplimiento de los tiempos de respuesta definidos al interior de la organización al contar con trazabilidad de todos los requerimientos por información que ingresen a la organización.

Si desea entender como mediante el software de automatización de procesos iZi usted puede dar cumplimiento a los anteriores retos, le invitamos a ver el siguiente video.