1- ¿La Plataforma o el Software está disponible en la nube?
Lo más importante a la hora de elegir un Software de automatización de procesos es seleccionar una herramienta que le permita acceder en todo momento de forma remota, para esto lo primordial es encontrar una herramienta disponible en la nube como iZi o ITS Gestión, un software de automatización de procesos en la nube le permite acceder, compartir e intercambiar información en tiempo real desde cualquier lugar lo cual es fundamental.
2- ¿El software de automatización de procesos permite el trabajo colaborativo?
De igual importancia es seleccionar un software que le permita la creación de diferentes usuarios, la asignación de roles, tareas y el seguimiento y control de las mismas, de esta forma los equipos de trabajo pueden desarrollar sus tareas con la mayor eficiencia y efectividad. Por ejemplo se debería priorizar un software BPM o Workflow que permita compartir documentos en tiempo real, asignar y ejecutar la solución de QRS (quejas, reclamos y sugerencias), la aprobación de solicitudes internas, entre otras.
3- ¿Existe una versión gratuita o un demo limitado para probar el Software?
Las mejores empresas están seguras de su producto, por lo que es muy probable que te ofrezcan un demo gratuito con el cual puedas comprobar la usabilidad y beneficios, así lo hace por ejemplo iZi que no solo te ofrece un demo gratuito en el que puedas navegar la interfaz y probar herramientas por tu cuenta, si no que cuenta con un equipo de asesoría, expertos en automatización de procesos y transformación digital que te guían en todo el proceso de configuración y personalización de los módulos del software para que se adapte a las necesidades especificas de tu negocio.
4- ¿Se puede personalizar y adaptar el software workflow a las necesidades especificas de tu negocio?
Los software de automatización de procesos empresariales tipo BPM o Workflow generalmente tienen una interfaz que esta segmentada por módulos que atienden a tareas y necesidades especificas de cada negocio, pero es importante que antes de seleccionar un workflow, identifiques que sea personalizable y se pueda adaptar a las necesidades y requerimientos de tu empresa, ya que por ejemplo si se trata de una empresa que solo vende servicios no necesitaras un módulo diseñado para automatizar los despachos de los productos, en cambio si puedes llegar a necesitar un módulo de aprobación, recepción y despacho de documentos importantes como la facturación.
5- ¿Este software de automatización de procesos permite modelar procesos a medida para mi negocio?
Más allá de la personalización y selección de módulos específicos para tu negocio, un software tipo workflow para automatizar tus tareas debe permitirte modelar procesos desde cero a partir de diagramas de flujo o similares, de esta forma crearas tus propios módulos basado en tus necesidades y las particularidades propias de una empresa.
Por ejemplo: puede que en tu empresa sea necesaria la aprobación y firma de las cotizaciones por el gerente de ventas, antes de ser enviadas al cliente que las solicita, en ese caso puedes modelar tu proceso de cotizaciones a clientes desde la interfaz de un software como iZi y crear el paso a paso de esta tarea.
Si tienes poca experiencia en la creación de procesos a través de diagramas de flujo lo mejor es encontrar una empresa que te de asesoría en tiempo real con un equipo de profesionales que te guíen y ayuden en todo el proceso de configuración y personalización del software como ITS Soluciones Estratégicas.
6- ¿La empresa con la que vas a contratar tiene atención al cliente y soporte en línea ?
Es importante que priorices una empresa con atención al cliente y soporte en línea, con la que te puedas comunicar en cualquier momento en el que necesites asesoría, solución de problemas o respuesta de quejas y reclamaciones, además como un plus sería ideal contratar con una empresa que se especialice en automatización de procesos y transformación digital, que pueda brindarte el servicio de consultoría para sacar el máximo provecho de la inversión que vas a hacer en búsqueda de ventajas competitivas, eficiencia y rentabilidad.
