Independientemente del grado de avance de la iniciativa BPM que una organización pueda tener o su correspondiente nivel de madurez, es de crítica importancia poder garantizar que tanto la iniciativa de gestión por procesos como los procesos mismos estén alineados con los objetivos de la organización, de lo contrario existe un riesgo de que las actividades asociadas a BPM así como su gobierno no estén correctamente orientados, es decir, que la gestión por procesos pueda tener una dirección diferente y no ser coherente con la estrategia de la organización. Las consecuencias de omitir un ejercicio de alineación en este sentido se pueden manifestar desde casos como la generación de ineficiencias económicas y costos innecesarios, hasta generar un impacto negativo en los resultados estratégicos más importantes para la organización.

Es importante poder establecer con claridad relaciones de causalidad entre los resultados de las actividades y operación de la organización, que se expresan a través de los procesos de negocio, y el logro de los objetivos estratégicos.

Teniendo en cuenta lo anterior se pueden realizar ejercicios de alineación con la estrategia a través de diferentes contextos metodológicos, uno de estos contextos es ‘Enterprise Process Management’ (EPM), y su aplicación interviene en los primeros pasos del ciclo de vida de BPM. EPM es un enfoque que asegura la alineación de los procesos de negocio de extremo a extremo y la arquitectura de procesos, con la estrategia de la organización y la asignación de recursos, provee un modelo de gobierno para la gerencia y evaluación de iniciativas, y es dirigido por la necesidad de maximizar los resultados de los procesos en forma consistente con las estrategias de negocio. Por medio de este contexto también se pueden identificar herramientas y métodos para evaluar el nivel de madurez BPM de la organización. Dentro de los beneficios de la aplicación de EPM se encuentran: un enfoque en el cliente, claridad en la responsabilidad por el desempeño de los procesos críticos de la organización, es una herramienta para administrar la cadena de valor de la organización, promueve el compromiso y liderazgo de los participantes, y especialmente promueve el contexto necesario para engranar a la organización en la ejecución de su estrategia.

Uno de los conceptos fundamentales que se manejan en EPM es el concepto de portafolio de procesos, entendido como el conjunto de procesos de la organización, y estructurado para poder trabajar los procesos como elementos sobre los cuales se pueden realizar ejercicios de priorización, planeación, asignación de recursos y definición de parámetros específicos en términos de su contribución a los objetivos de

la organización. Para efectos de priorizar los procesos en relación a su coherencia con la estrategia pueden formularse dos preguntas fundamentales: ¿cuales de mis procesos de negocio apalancan o tienen el mayor potencial de apalancar el logro de los objetivos estratégicos de mi organización?, ¿cuales de mis procesos de negocio satisfacen o deben satisfacer mis principales necesidades de negocio?; como se observa en el sentido de estas preguntas, lo que se busca esencialmente es identificar dentro de la arquitectura de procesos, aquellos que generan un mayor impacto en mi negocio y sus objetivos, lo anterior para efectos de poder trabajar prioritariamente sobre estos en proyectos específicos dependiendo de sus requerimientos particulares. 

Este análisis invita a la revisión de los procesos menos críticos identificados en el proceso de priorización mencionado, en cuanto que se debe validar su presencia en caso de que no presenten un grado relevante de alineación estratégica o agregación de valor.

Se pueden aplicar igualmente criterios como lo es el caso de la revisión de los objetivos de los procesos, como base para identificar su estado de alineación con la estrategia, así como la revisión de sus indicadores y los valores que estos presentan, idealmente en perspectiva de reglas de negocio y acuerdos de nivel de servicio (ANSs) establecidos los cuales deben ser coherentes con los objetivos de la organización.

Una vez identificados los procesos más críticos que pueden impactar la estrategia de la organización en términos de los clientes y el negocio, se puede proceder a planear iniciativas y proyectos que redunden en el mejoramiento u optimización de aquellos aspectos en estos que presenten mayor oportunidad. Para estos efectos se puede proceder con actividades como: la revisión de métricas de desempeño desde la perspectiva del cliente, validación de los parámetros principales de estos procesos

tales como sus actividades e indicadores claves (KPIs), evaluación del desempeño actual y la correspondiente brecha con el desempeño deseado, generar planes de mejoramiento para cubrir las brechas identificadas con sus respectivos responsables, e implementar y controlar las mejoras respectivas.

Con los elementos mencionados previamente, se puede establecer una base para definir actividades e iniciativas con el objeto entender el vínculo y la conexión directa entre la arquitectura de procesos y la estrategia, y de esta forma poder enfocar esfuerzos especialmente en los procesos de mayor impacto sobre los objetivos de la organización de una forma consciente, deliberada y proactiva.

Autor.

Enrique Saravia

enriquesr@gmail.com

Diciembre 2018