Módulo Acciones de Mejora
ESTE MÓDULO ACCIONES DE MEJORA, PERMITE:
Soporta el registro y seguimiento a los hallazgos por incumplimiento (no conformidades) a las normas y a los planes de mejora como resultados de control al producto no conforme, indicadores, PQR y riesgos, entre otros.
- Capturar cualquier hallazgo por incumplimiento de algún componente del SGC o identificar cualquier oportunidad de mejora.
- Capturar los hallazgos directamente desde los siguientes módulos: auditoría, producto/servicio no conforme, riesgos, indicadores, PQRs. Esta información será enviada de manera automática al módulo de acciones de mejora.
- Categorizar los hallazgos por tipo, fuente donde se detectó, proceso que afecta, así como los responsables de la gestión del plan de acción y su seguimiento.
- Enviar de manera automática notificación vía correo electrónico al responsable del proceso informándole sobre hallazgo reportado y el plazo establecido para diseñar el plan de mejora (este plazo es controlado por el sistema).
- Documentar por parte del responsable del proceso el análisis de causas (puede definir la metodología de análisis que va a utilizar) y definir el plan de acción para atacar estas causas.
- Crear cada actividad del plan de mejora la cual debe al menos contener, nombre de la actividad o tarea a realizar, responsable de ejecución, fecha de inicio y de finalización de la tarea y entregable esperado.
- Enviar el plan de mejora a aprobación (por parte de un usuario predefinido), para que se realice una verificación y de requerirse se incluyan comentarios relacionados con la conveniencia o no del plan.
- Enviar notificaciones de manera automática (una vez validado el plan) a cada uno de los responsables de las tareas del plan, indicándoles las tareas que deben realizar y la fecha de cumplimiento (incluye información adicional como el producto esperado).
- Ingresar a cada uno de los responsables de las tareas el avance de su ejecución (en porcentaje) con la posibilidad de ingresar comentarios y/o archivos adjuntos que sirvan como documentación soporte.
- Presentar de manera gráfica el avance de cada una de las tareas del plan de mejora y generar un indicador consolidado del avance del plan con base en el nivel de avance de cada una de las tareas.
- Generar las siguientes alarmas: 1) cuando la fecha de ejecución de la tarea se haya cumplido y el avance de la misma sea menor al 100% 2) cuando las todas las tareas se hayan cumplido al 100%
- Realizar la evaluación para el cierre parcial o definitivo de la no conformidad por parte del usuario responsable que se haya definido.
- Agregar más tareas al plan en el momento que se requieran.
- Iniciar el flujo de actualización de un documento como resultado de un plan de mejora (se articula con el Módulo de Documentos).
- Generar reportes tales como, número de conformidades abiertas, cerrad
- Ingresar a cada uno de los responsables de las tareas el avance de su ejecución (en porcentaje) con la posibilidad de ingresar comentarios y/o archivos adjuntos que sirvan como documentación soporte.
- Presentar de manera gráfica el avance de cada una de las tareas del plan de mejora y generar un indicador consolidado del avance del plan con base en el nivel de avance de cada una de las tareas.
- Generar las siguientes alarmas: 1) cuando la fecha de ejecución de la tarea se haya cumplido y el avance de la misma sea menor al 100% 2) cuando las todas las tareas se hayan cumplido al 100%
- Realizar la evaluación para el cierre parcial o definitivo de la no conformidad por parte del usuario responsable que se haya definido.
- Agregar más tareas al plan en el momento que se requieran.
- Iniciar el flujo de actualización de un documento como resultado de un plan de mejora (se articula con el Módulo de Documentos).
- as, abiertas dentro del tiempo de ejecución, abiertas fuera del tiempo de ejecución, cerradas a dentro del tiempo definido, cerradas pero fuera del tiempo definido, no conformidades por proceso, por fuente de detección (todos los reportes pueden ser exportables a un formato de hoja de cálculo).