Módulo Auditorías
ESTE MÓDULO AUDITORÍAS, PERMITE:
Soporta la administración y seguimientos de las auditorías, lo que incluye el Programa Anual de Auditoría, Plan Detallado, Listas de Chequeo e Informes de Auditoría y evaluación de auditores.
- Crear del Programa Anual de Auditoría, el cual incluye el número de ciclos que se van auditar, los procesos que se van a auditar en cada ciclo, y las fechas y los involucrados en cada auditoría (audito líder, equipo auditor y auditado). Es posible estructurar programas independientes por tipo de auditoría, como por ejemplo Auditorías de Calidad y Auditorías de Control Interno, o uno único programa para una Auditoría Integral.
- Aprobar y divulgar el programa de auditoría: El programa de auditoría debe ser revisado y aprobado a través del mismo sistema por los usuarios que se hayan definido. Una vez hecho esto el sistema publica y comunica el Programa a todos los involucrados (auditores y auditados).
- Es posible a través del sistema realizar las modificaciones el programa anual que ya ha sido aprobado, siempre y cuando se realicen las aprobaciones requeridas por el software.
- El sistema envía notificaciones vía correo electrónico a los involucrados en cada auditoría (auditados y auditores) para recordarles la proximidad de la fecha programada de la auditoría e indicar a los auditores que pueden realizar el plan detallado de auditoría.
- Definir el plan detallado y listas de chequeo o verificación: El auditor líder puede crear dentro del sistema el plan detallado de la auditoría (agenda de trabajo) que incluya por lo menos la fecha y hora de cada actividad y el miembro del equipo auditor que realizará esa actividad.
- Crear dentro del módulo por parte de cada auditor incluido la lista de chequeo con sus propias preguntas y/o utilizar preguntas estándar que hayan sido creadas por el administrador del módulo.
- Una vez creado el plan detallado de la auditoría (incluidas las listas de chequeo) este pase a una instancia superior para su aprobación, la cual queda registrada en el sistema.
- Diligenciar las listas de chequeo (cada auditor diligencia sus propias listas de chequeo) y para cada pregunta permite la clasificación de los hallazgos, como no conformidad, observación u oportunidad de mejora.
- Calcular el grado de avance de la auditoría y presentarlo de forma gráfica, de acuerdo al número de preguntas diligenciadas en cada lista de chequeo.
- Elaborar el Informe de Auditoría: Todas las preguntas cuya respuesta sea calificada por el auditor como no conformidad u oportunidad de mejora se incluyen de forma automática en el informe de la auditoría que genera el sistema.
- Enviar de manera automática, una vez se apruebe el informe, las no conformidades al responsable del proceso (al cual se le notifica vía correo electrónico) para que elabore el plan de mejoramiento utilizando el Módulo de Acciones de Mejora.
- Evaluar Auditores: Cualquier usuario a través del sistema puede postularse como auditor de calidad, almacenando los datos de su hoja de vida, de tal manera que esta información pueda ser consultada por el líder de auditoría para elegir posibles candidatos para la formación de auditores.
- Enviar de manera automática una notificación una vez culminada la auditoría el responsable de realizar la evaluación del equipo auditor (puede ser el auditor líder o el auditado) para que la diligencie dentro del sistema y alimente la hoja de vida de cada auditor evaluado.