Módulo Documentos
ESTE MÓDULO DOCUMENTOS, PERMITE:
Soporta y administra la documentación del Sistema Integrado de Gestión con el fin de asegurar que las versiones actualizadas de los documentos estén disponibles para los usuarios de la entidad, asegurando su entendimiento por parte de los usuarios.
- Crear los tipos de documentos que la organización maneja y asociar cada tipo de documento a una plantilla determinada (caracterizaciones, procedimientos, manuales, guías, instructivos, entre otros).
- Solicitar por parte de cualquier usuario (o de quien tenga el perfil) la creación de un nuevo documento o la actualización/anulación de documentos existentes.
- Lanzar de manera automática el flujo de Edición, Revisión y Aprobación del documento (el cual se parametriza por parte del administrador) una vez la solicitud de creación, actualización o aprobación de un documento es aprobada.
- Definir por parte del administrador del módulo los tiempos máximos permitidos para la edición, revisión y aprobación de un documento.
- Notificar de manera automática (vía correo electrónico) a los usuarios responsables de realizar cada una de las tareas del flujo de trabajo informándoles sobre las responsabilidades que tienen pendiente dentro del sistema (editar, revisar y/o aprobar un documento). Estos usuarios deben ingresar al sistema para realizar la tarea asignada y dejar la evidencia en el sistema.
- Rechazar o dar visto bueno en los pasos de revisión y aprobación de un documento. En caso que sea rechazada la solicitud es devuelta al paso inmediatamente anterior para su ajuste o corrección.
- Asignar de manera automática el código del documento (de acuerdo con la parametrización dada por el usuario administrador) y la versión del mismo así como la documentación del control de cambios.
- Relacionar un documento que se va a publicar con uno o varios documentos externos (normas, leyes, circulares, etc.) que también son administrados dentro del sistema, de tal forma que una vez publicado, los usuarios puedan navegar a estos documentos desde la ficha técnica del documento publicado.
- Descargar por parte del administrador del módulo todas las versiones de un mismo documento para co
- Presentar como parte de la información del documento (ficha técnica del documento), los nombres y cargos de los usuarios que participaron en la publicación del mismo (editor, revisor, aprobador) y las fechas en que realizaron las tareas.
- Realizar de manera opcional (si el responsable del proceso lo requiere) una evaluación en línea a todos los usuarios que reciban la publicación o actualización del documento (o aquellos que se seleccionen) para asegurar la lectura y comprensión del mismo (esto sirve como evidencia más estricta de la lectura del documento). La evaluación es calificada de manera automática por el sistema.
- Actualizar de manera automática listado maestro y la matriz documental (contienen el macro proceso, proceso, subproceso, caracterizaciones, y en general todos los documentos del SGC).
- Definir el acceso para los usuarios garantizando la confidencialidad requerida para cada tipo de documento; lo que significa que únicamente puedan consultar un documento los cargos o colaboradores definidos.
- Consultar el estado del flujo de cada documento para verificar el avance en que se encuentra la liberación de nuevas versiones (edición, revisión, aprobación).
- Asociar el mapa de procesos de la entidad y navegar desde éste a los documentos o hacer búsquedas más detalladas por Nombre, código, tipo de documento, entre otros.
- Navegar a través del mapa de procesos, de tal forma que el sistema presentará los documentos relacionados con cada uno éstos, facilitando la comunicación y búsqueda de los documentos.
- Permite navegar a través de las caracterizaciones de procesos a la documentación del proceso y a otra información relacionada con el proceso como los indicadores, auditorias, el servicio o producto no conforme (módulos que hacen parte del software ITS-GESTIÓN).
- Administra el manejo de copias controladas y documentos obsoletos.
- Generar reportes relacionados con los usuarios que han consultado un documento y el número de veces que lo han hecho.