Los modelos de gestión planteados tanto bajo el marco de referencia del MECI como de la NTC GP 1000, enfatizan la gestión por procesos como formas de gerencia de las entidades públicas.

No obstante, la gestión por procesos se ha limitado en buena parte de las entidades a la documentación y estandarización de procesos, la auditoría a los mismos y la toma de acciones de mejora como resultado, por lo general, de éstas auditorías.

Algunas entidades han realizado ajustes a su estructura organizacional y a los perfiles de los cargos pensando en una mejor gestión por procesos, pero muy pocas han sacado potencial de las tecnologías de la información para tener mayor control de los tiempos, costos y la calidad, prestando de ésta forma un mejor servicio al ciudadano.

La automatización de los procesos a través de herramientas tipo “work-flow” implica la definición de una secuencia de actividades en las cuales hay responsables por la ejecución de éstas, bien sea mediante la realización de alguna tarea en un aplicativo de la entidad o la captura de información en un formulario digital.

Esta secuencia de actividades puede ser función de las reglas de negocio definidas para el proceso las cuales dependen por ejemplo, de la ciudad donde se capture la información, el tipode caso, el cliente y servicio, entre otros.

Entre los beneficios de la automatización de los procesos tenemos, entre otros:

• Mayor control y visibilidad sobre el proceso.
• Generación de información sobre estadísticas e indicadores de tiempo, costo y calidad en tiempo real.
• Administración de los contenidos de un flujo de trabajo – base de datos documental.
• Soporte fundamental para enfocar a la organización por procesos y hacia el cliente, premisa tanto del MECI como de la GP 1000.

Lo importante en la toma de decisiones sobre la tecnología que soporte la gestión por procesos, es enfocarse en soluciones prácticas, de fácil puesta en funcionamiento y que cubran un alto porcentaje de las necesidades para la automatización de los procesos; evitando sesgarse por modas que llevan a la inversión de altos presupuestos en soluciones complejas tanto de implementar como de desplegar en otros procesos de la entidad.

Eligiendo soluciones prácticas y que puedan ser desplegadas por los mismos funcionarios, sin necesidad de notaciones sofisticadas, se garantiza el mayor retorno sobre la inversión y por ende, el mejor soporte de los procesos a la ejecución de la estrategia institucional.

Sea ésta una oportunidad para invitarlos a nuestro stand con el fin de que conozca nuestras soluciones diseñadas para ustedes y de paso se registren para la presentación detallada de su solución para facilitar la gestión por procesos, ITS-Procesos.