En la actualidad en Colombia el sector público a través del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP está desarrollando la implementación de la metodología para la Racionalización de Trámites, la cual está basada en la modelación del flujo a través de notación BPMN que es la base para configurar un sistema BPM.

Sin embargo, en el desarrollo de los talleres los funcionarios públicos se encuentran con los términos Gestión de Procesos de negocio o BPM (Business Process Management) para la metodología, pero también se habla de BPMS (Business Process Management System) para la tecnología y de BPMN (Business Process Management Notation) para la notación.

La confusión en el mercado ante los términos usados hace necesario entrar a definirlos. Es así como una definición académica pero aceptada para BPM “es el análisis de la administración de los procesos de una empresa, desde que comienzan hasta que terminan; es decir, es la convergencia de plataformas de gestión, tecnologías y aplicativos de colaboración y gestión, y de metodologías de gestión empresarial existentes en la organización, que tiene como objetivo mejorar la productividad y la eficacia de la organización a través de la optimización de sus procesos de negocio.” (¿Qué es BPM y cómo se articula con el crecimiento empresarial? Flor Nancy Díaz Piraquive en revistas.urosario.edu.co/index.php/empresa/article/view/1061)

Ahora, en relación con BPMN, fue inicialmente desarrollada por la organización Business Process Management Initiative (BPMI) en 2004, que publicó el estándar en su primera versión 1.0. La ISO/IEC 19510, bajo el título “Modelo de proceso de negocio y la especificación de notación (BPMN)”, adoptó el estándar.  La norma en su introducción lo resume así “La intención de BPMN es estandarizar un modelo de proceso de negocio y una notación frente a muchas notaciones y puntos de vista de modelado diferentes. Al hacerlo, BPMN proporciona un medio simple de comunicar información del proceso a otros usuarios comerciales, implementadores de procesos, clientes y proveedores.”

Guía metodológica para la racionalización de trámites. DAFP. 2017

Es así, como ITS PROCESOS, es un software work­ flow – BPM que facilita la comunicación entre los equipos de trabajo de las respectivas áreas o dependencias, con clientes e incluso con proveedores. 

ITS Procesos además de soportar la automatización de procesos, procedimientos y trámites, también soporta la automatización de la correspondencia, el soporte de la ventanilla única y en general, la automatización de los sistemas de gestión documental.

 Autor: Juan Carlos Reyes Parada

octubre/2019