GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ITS-GESTION
Software Sistema de Gestión de la Calidad
Con la evolución en la implementación de los Sistemas de Gestión de la Calidad, con la estructura de alto nivel, los modelos de excelencia (MIPG), el enfoque de cumplimiento de las organizaciones del siglo XXI, el análisis de su contexto y la generación de valor a las partes interesadas, se han diseñado herramientas que permitan una mejor gestión, para ello la suite ITS-Gestión se ha desarrollado como una herramienta que apoya el cumplimiento de los requisitos definidos en la familia de normas ISO 9000 y otras normas, pero principalmente lo definido en la norma ISO 9001:2015, por eso a través de este artículo pretendemos explicarte como le ayudamos hacer posible y fácil la implementación de su Sistema de Gestión.
ITS Soluciones ha desarrollado una serie de módulos agrupados en la Suite ITS-Gestión (software para sistemas de gestión), que en conjunto promueven un propósito específico que le permitirán a su Organización darles cumplimiento a los requisitos definidos en la norma ISO 9001:2015. Haciendo uso de esta software su Organización podrá administrar de manera más eficiente su Sistema de Gestión de la Calidad, a continuación, explicaremos las razones de uso de dicha herramienta:
Módulo I: De Administración Documental
Sugerimos utilizar nuestro Módulo de Administración Documental de la Suite ITS-Gestión (software de gestión de calidad), diseñado para cumplir con los requisitos definidos en el numeral 7.5. Información Documentada de la ISO 9001:2015, para incluir toda la documentación requerida por su Organización y que podrá parametrizar de acuerdo con el tamaño de su empresa, tipo de actividades, procesos, productos y servicios que genere su Organización, así como la complejidad organizacional y las necesidades de la misma.
El Módulo de Administración Documental es idóneo para cumplir lo definido en la norma ISO 9001 en el numeral 7.5.2. Creación y Actualización, ya que permite cumplir con los criterios que defina la Organización para la identificación, descripción y codificación de los documentos. Así mismo permite incluir la versión y contar con los documentos a través de una herramienta virtual como el medio de soporte para el desarrollo de los procesos, a su vez se pueden desarrollar flujos para la revisión y aprobación de sus documentos en los que su Organización puede almacenar la trazabilidad y así demostrar que se mantiene un Sistema de Gestión apropiado para los propósitos de su entidad.
A través del uso de esta herramienta, su Organización tendrá un adecuada estandarización y control de toda la información documentada, ya que le permite proteger el conocimiento generado en el desarrollo de todos los procesos, y a su vez administrar eficazmente la documentación en cuanto a distribución, acceso, recuperación, almacenamiento, preservación, y disponibilidad por parte del personal de su organización cuando la requiera.
Adicionalmente, su Organización podrá mantener una trazabilidad y el control de los cambios que permitirá identificar la evolución de los procesos y los responsables de llevar a cabo estos cambios, así como también llevar los soportes requeridos de toda la información tanto en la planificación como en la operación que se desea gestionar, logrando de esta forma cumplir con otros de los requisitos definidos en los capítulos 6 y 8 de la norma ISO 9001:2015.
Módulo II: De Mejora
Dado que la norma ISO 9001:2015 invita a las organizaciones a establecer esquemas de mejora, la suite ITS Gestión (software de gestión integrado) ayuda y permite a las organizaciones, definir y registrar las acciones realizadas, ya sea para mejorar los productos y servicios ofertados, para analizar las necesidades y expectativas de sus clientes, para mejorar el desempeño de los procesos y para corregir, prevenir o reducir eventos no deseados.
El módulo de Acciones de Mejora está diseñado para registrar las No Conformidades o Riesgos Potenciales de su Organización, donde podrá gestionarlos, realizando un análisis específico e identificando un curso de acción a través de la definición de planes de acción o de mejoramiento, que incluyen la definición de responsables, tareas y fechas de cumplimiento, mediante los cuales de manera sencilla, parametrizada y planificada su Organización podrá solucionar problemas y a su vez cumplir con los requisitos definidos en el Capítulo 10 de la norma ISO 9001:2015.
Módulo III: De Auditoría
La Auditoría Interna es una actividad que tiene como objetivo ayudar a su Organización desde una mirada independiente a detectar aquellas dificultades, amenazas o problemas que pueden deteriorar las operaciones o actividades y también está diseñada para observar las oportunidades y fortalezas dentro de su entidad y así agregar valor para un aprovechamiento y mejoramiento de los procesos. La suite ITS Gestión (software de gestión integrado) cuenta con un Módulo de Auditorías que le permite a su Organización el cumplimiento del numeral 9.2. de la Norma ISO 9001:2015 y también se alinea a otras normas, guías e instrumentos internacionales de la Auditoría, tales como la Norma ISO 19011:2018 y la Guía de Auditoria para Entidades Públicas emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, entre otras.
El Módulo de Auditorías está diseñado para que los usuarios puedan; planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de Auditoría; establecer el objetivo, alcance y criterios de la Auditoría; llevar de manera controlada la información de su Organización; la gestión de equipos de Auditoría Interna y el reporte de hallazgos, observaciones y No conformidades detectadas en la Auditoría.
Módulo IV: De Gestión de Riesgos
Desde la última actualización de la Norma ISO 9001:2015, así como de otras normas de la familia ISO, se ha hecho énfasis en la importancia de la gestión de riesgos y controles, como un mecanismo que permite a las Organizaciones asegurar el cumplimiento de objetivos, aumentar los beneficios, materializar eventos positivos, reducir las afectaciones por eventos no deseados y lograr la mejora, posicionamiento y reconocimiento de las entidades.
Por estas razones, la suite ITS Gestión (software para sistemas de gestión) cuenta con un Módulo para la Gestión de los Riesgos y Controles, el cual ha evolucionado desde su construcción inicial, debido a que la base de su desarrollo se fundamenta en los lineamientos definidos en la Norma ISO 31000:2018 y en las Guías de Administración de Riesgos emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. En cortas palabras, este módulo le permite a su Organización definir e identificar el alcance, contexto y criterios para la identificación de riesgos y oportunidades, a través de flujos parametrizados, donde se puedan evaluar dichos riesgos y oportunidades, identificar y valorar los controles de la organización, así como también definir el tratamiento para éstos. Finalmente, tiene una utilidad adicional donde la Organización podrá realizar un seguimiento, monitoreo, consulta e involucrar a todos sus integrantes a participar para una gestión efectiva de los mismos.
ITS Soluciones, brinda esta y otras soluciones de software las organizaciones que desean implementar Sistemas de Gestión de la Calidad, Sistemas de Gestión Ambiental, Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información, realizando un acompañamiento en la implantación del software ITS-GETIÓN que le permita a su organización hacerlo de manera eficaz, de fácil uso y obteniendo los mayores beneficios, además de excelentes resultados.
